Condurre una riunione in inglese può sembrare un compito impegnativo, soprattutto se non sei abituato a gestire conversazioni in questa lingua. Eppure, con un po’ di preparazione e le giuste frasi pronte, puoi affrontare qualsiasi meeting con sicurezza e chiarezza. Che si tratti di una riunione con il tuo team o con clienti internazionali, è fondamentale saper mantenere la conversazione fluida e professionale. Vediamo insieme alcune frasi e strategie per condurre una riunione in inglese senza troppi intoppi.
Iniziare la riunione
Il modo in cui inizi una riunione è importante perché imposta il tono per tutto l’incontro. In inglese, puoi iniziare con una frase chiara e concisa:
- Thank you all for joining today. Let’s get started.
Questa è una frase semplice che fa capire subito che la riunione può cominciare.
Se vuoi essere più formale o se stai accogliendo ospiti importanti:
- I appreciate you taking the time to meet with us. We have a lot to cover today.
Questo dà un tono più ufficiale alla riunione, dimostrando anche rispetto per il tempo degli altri.
Presentare l’ordine del giorno
Uno dei primi passi quando si conduce una riunione è presentare l’ordine del giorno. Questo aiuta tutti a capire di cosa si parlerà e a mantenere la riunione focalizzata. Puoi dire:
- Let’s quickly go over the agenda before we dive into the details.
Questa frase introduce l’ordine del giorno senza entrare subito nei dettagli.
Se invece vuoi evidenziare i punti principali:
- We’ll focus on three main topics today: budget, project timelines, and client feedback.
In questo modo, chiarisci i temi principali della riunione.
Doppi spazi
Se ci sono argomenti che devono essere discussi in un certo ordine, puoi spiegare:
- We’ll tackle each item in sequence, but feel free to ask questions at any point.
Questa frase fa capire che puoi seguire un ordine, ma lasci spazio per eventuali domande.
E se c’è un argomento che vuoi discutere più tardi, puoi dire:
- We’ll come back to that later in the meeting.
In questo modo, rimandi un punto senza dimenticarlo.
Gestire la discussione
Durante la riunione, è importante saper gestire la discussione, soprattutto se ci sono molte persone coinvolte. Se noti che la conversazione si sta allontanando dal tema principale, puoi dire:
- Let’s stay focused on the topic at hand.
Questa è una frase utile per riportare l’attenzione sull’argomento senza essere troppo autoritario.
Se invece hai bisogno di chiarire qualcosa che è stato detto:
- Could you elaborate on that point?
Questa domanda invita l’altra persona a spiegarsi meglio, senza farla sentire sotto pressione.
Se qualcuno non è d’accordo e vuoi gestire la situazione in modo diplomatico:
- That’s a valid point, but let’s explore it further before we make a decision.
Questo mostra che riconosci il punto di vista dell’altro, ma che vuoi approfondirlo prima di prendere una decisione definitiva.
Coinvolgere tutti i partecipanti
Un altro aspetto importante di una riunione efficace è assicurarsi che tutti abbiano l’opportunità di parlare. Se noti che qualcuno è più silenzioso, puoi coinvolgerlo dicendo:
- I’d love to hear your thoughts on this, [nome].
Questo invito diretto incoraggia la persona a esprimere la propria opinione.
Se stai cercando di evitare che una persona monopolizzi la conversazione, puoi gentilmente interrompere con:
- Let’s hear from someone else now.
Così mostri rispetto per tutti i partecipanti e garantisci che tutti abbiano spazio.
Concludere la riunione
Concludere una riunione in modo chiaro e conciso è fondamentale per assicurarsi che tutti sappiano cosa devono fare dopo. Puoi dire:
- To summarize, we’ve agreed on the following actions…
Questa frase ti permette di ricapitolare le decisioni prese e di chiarire i prossimi passi.
Se ci sono ulteriori domande, puoi chiedere:
- Does anyone have any final questions before we wrap up?
Questo dà a tutti l’opportunità di esprimersi prima della fine della riunione.
Errori comuni da evitare
Uno degli errori più comuni durante una riunione in inglese è parlare troppo velocemente o usare termini troppo tecnici. Se ti accorgi che qualcuno non ha capito, è importante chiarire con una frase del tipo:
- Let me rephrase that to make it clearer.
In questo modo, dimostri che sei disposto a spiegare meglio senza far sentire l’altra persona a disagio.
Un altro errore è concludere la riunione senza un piano d’azione chiaro. Assicurati sempre di terminare con una frase che riassuma ciò che è stato deciso:
- I’ll send out a summary of our discussion and next steps by the end of the day.
Questo ti permette di mantenere il controllo e di garantire che tutti sappiano cosa aspettarsi.
Condurre una riunione in inglese richiede pratica, ma con le giuste frasi e strategie puoi farlo con sicurezza. L’importante è mantenere un tono professionale, ascoltare attentamente e assicurarsi che tutti abbiano la possibilità di contribuire. Concludi sempre con un riassunto chiaro dei prossimi passi, e sarai sicuro di aver gestito la riunione in modo efficace. E, ricorda, non è grave fare qualche errore qua e là: l’importante è continuare a migliorare e imparare da ogni esperienza.